SubTotales

En Excel se puede calcular subtotales o totales de parte de los datos contenidos en hojas de cálculo. Por ejemplo, en una hoja de cálculo que contenga datos sobre ventas correspondientes a dos tipos de consumo diferentes y posteriormente por municipio, primero puede ordenar los productos por categoría y, a continuación, seleccionar todas las celdas que contienen datos y abrir el cuadro de diálogo Subtotales (menú Datos, comando Subtotales).

En Excel, los subtotales se utilizan cuando trabajas con listas de datos ordenadas. Sirven para realizar cálculos totales y parciales de dichas listas permitiendo calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista. Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal.

El procedimiento a seguir establece como primer paso, Ordenar la información de la base de datos de interés. Tome en cuenta que los subtotales no funcionan en datos que se encuentran en formato de Tablas.

Una vez que los datos han sido ordenados, seleccione del menú Datos la opción Subtotal. La información del cuadro de dialogo que se muestra debe contener:Para cada cambio en: la columna en la que desea basar los subtotales (por ejemplo para cada uno de los valores distintos del Tipo de Consumo).Usar Función: El tipo de operación matemática que será utilizada en el subtotal.Agregar Subtotal a: La columna que contiene los datos con los cuales se utilizara la función seleccionada.

Al dar clic en aceptar se mostrará el primer subtotal con los datos seleccionados, basado en el campo base de la primera lista.

Sub subtotales

Una vez agregado el primer subtotal basado en el campo base, se podrán seguir agregando más cálculos de información seleccionando

nuevamente la opción subtotal, agregando la información de la misma manera que lo hizo con el primer subtotal, pero garantizando que la opción “REEMPLAZAR SUBTOTALES ACTUALES”, no este seleccionada. Al marcar esta opción simplemente los subtotales que agregue se reemplazaran por los nuevos.

Los saltos de página son divisores que parten una hoja de cálculo en distintas páginas para la impresión.

Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle y no de los valores de las filas de subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la función de resumen Promedio, la fila Total general mostrará el promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el promedio de los valores de las filas de subtotales.