Administrador de nombres

Los rangos en Ms Excel se pueden definir mediante las referencias de su ubicación o mediante un nombre que se la asigne.

Un rango puede ser celdas que se encuentran en la columna A desde la fila 1 hasta la fila 20 (A1:A20). Este también lo podríamos identificar con un nombre asociado al tipo de datos registrados en las celdas que conforman el rango.

Por ejemplo, si la lista de empleados está en el rango A2:A10, podemos asignarle el nombre de “Empleados” a ese rango.

Importante: No se puede asignar el mismo nombre a celdas, rangos o tablas, independientemente que las celdas, rangos o tablas sean o no las mismas, esto con el fin de mantener la integridad de los datos y hacer el correcto uso de la información.

Para ello en MS Excel 2013 seleccionamos el rango de datos y nos vamos a la opción de Fórmulas -> Nombres Definidos -> Asignar nombre.

Automáticamente se despliega el siguiente cuadro de diálogo:

Como se puede apreciar en la figura anterior, no es condición requerida que antes de ir a la opción de Asignar nombre se haya elegido el rango, ya que en el cuadro de diálogo respectivo se pueden modificar los rangos conforme a los requerimientos dados.

Un punto muy importante es que si hay diferentes hojas de trabajo se indique a qué hoja pertenece cada rango definido. Cuando se selecciona al rango de datos antes de crear el nombre de rango, Excel agrega automáticamente el nombre de la hoja a la que pertenece el mismo. Igualmente cuando se crea directamente el nombre del rango, hay que indicarle a Excel a qué hoja pertenece ese rango, ya que todas las hojas tienen los mismos rangos, refiérase a la misma nomenclatura de las filas y columnas.

Administrar nombres

Una vez que se han creado los nombres, ya sea de celdas o de tablas, podremos administrarlos con el Administrador de nombres que se encuentra dentro del grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas.

Al pulsar el botón Administrador de nombres se mostrará un cuadro de diálogo:

Este cuadro de diálogo mostrará la lista completa de nombres de nuestro libro y podremos también crear desde ahí nuevos nombres o editar los existentes.

Eliminar uno o más nombres

1. En el grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas, haga clic en Administrador de nombres.

2. En el cuadro de diálogo Administrador de nombres, haga clic en el nombre que desee cambiar.

3. Seleccione uno o más nombres mediante uno de los siguientes procedimientos:

• Para seleccionar un nombre, haga clic en él.

• Para seleccionar más de un nombre en un grupo contiguo, haga clic y arrastre los nombres, o bien presione shift y haga clic con el botón del mouse en cada nombre del grupo.

• Para seleccionar más de un nombre en un grupo no contiguo, presione CTRL y haga clic con el botón del mouse en cada nombre del grupo.

1. Haga clic en Eliminar. También puede presionar SUPR.

2. Haga clic en Aceptar para confirmar la eliminación.

¿Para qué sirve asignar un nombre a un conjunto de celdas?

Una vez creado el nombre del rango, en lugar de escribir la referencia de celdas en las fórmulas escribe el nombre que has definido para el rango. Por ejemplo:

En lugar de escribir =BUSCARV(I3 , Hoja1!D2:F10 , 2 , FALSO) puedes utilizar el nombre definido

=BUSCARV(I3 , Empleados , 2 , FALSO)

En este sentido, si utilizas nombres, tus fórmulas serán mucho más fáciles de entender y mantener. Puedes definir un nombre para un rango de celdas, una función, una constante o una tabla. Una vez que hayas adoptado la práctica de utilizar nombres en tus libros, podrás actualizar, auditar y administrar los nombres definidos con facilidad.